[outil de gestion du temps] notez votre journal d'activités et cherchez plus de temps dans votre journée

Combien de temps passez - vous au travail à faire des choses qui ne contribuent pas à votre succès? Au début, vous pourriez dire "pas beaucoup". Mais - surtout si vous n'avez pas déjà utilisé le Journal des activités - vous pourriez être surpris du temps que vous pouvez trouver.

lorsque vous comprenez bien comment utiliser le temps de travail, vous pouvez minimiser ou éliminer les activités de faible valeur. Cela signifie que vous pouvez faire plus de travail de grande valeur tout en restant en mesure de quitter le Bureau à un moment raisonnable.

alors, comment peux - tu comprendre ça? Une façon utile de le faire est de tenir un journal des activités, comme nous l'avons vu dans cet article.

À propos du Journal des activités
le Journal des activités (aussi appelé Journal des activités ou Journal des activités de travail) est un enregistrement écrit de la façon dont vous passez votre temps.

en gardant le Journal des activités pendant quelques jours, vous pouvez avoir une idée précise de votre journée de travail et de la façon dont vous passez votre temps. Vous constaterez que la mémoire est un mauvais guide et que tenir un journal est une expérience enrichissante!

votre journal d'activités peut également vous aider à savoir si vous avez fait le travail le plus important au bon moment de la journée. Par exemple, si vous êtes plus dynamique et créatif le matin, vous feriez mieux de faire le travail le plus important pendant cette période. Vous pouvez ensuite vous concentrer l'après - midi sur des tâches à faible consommation d'énergie, comme répondre à des courriels ou rappeler. Le Journal des activités

est également utile pour vous aider à identifier les activités non essentielles qui ne peuvent pas vous aider à atteindre vos objectifs importants. Par exemple, vous pourriez passer beaucoup plus de temps que vous ne le pensez sur Internet ou prendre un café chaque après - midi. Lorsque vous voyez combien de temps vous perdez dans ces activités, vous pouvez changer la façon dont vous les éliminez.

Conseil:

ne confondez pas les journaux d'activités avec les feuilles de temps - ceux - ci sont utilisés pour déclarer votre temps d'utilisation et pour suivre le temps que vous passez sur une tâche ou un travail.

comment conserver les journaux d'activités
pour conserver les journaux d'activités, lisez l'illustration ci - dessus, ou ouvrez un nouveau tableur et définissez l'en - tête de colonne suivant:

heure de rendez - vous.
description de l'activité.
ce que je ressens.
durée.
valeur (élevée, moyenne, faible, nulle).
puis, sans changer votre comportement, notez tout ce que vous faites au travail, comme vous.

chaque fois que vous changez d'activité, qu'il s'agisse de répondre à un courriel, de traiter un rapport, de faire un café ou de bavarder avec un collègue, Notez le contenu de l'activité, l'heure du changement et vos sentiments (alerte, calme, fatigué, énergique, etc.).

retournez ensuite à votre journal d'activités et Notez la durée de chaque activité et s'il s'agit d'une tâche haute, moyenne, basse ou sans valeur. (Évaluez - le en fonction de sa contribution à l'atteinte des objectifs du travail.)

apprenez de votre journal d'activités

une fois que vous avez enregistré quelques jours, analysez votre journal d'activités. Vous pourriez être surpris de voir combien de temps vous passez à des emplois de faible valeur!

vous pouvez également voir que vous êtes énergique à certaines périodes de la journée, tout en restant stable dans d'autres parties de la journée. Cela dépend en grande partie de la façon dont vous êtes, de vos pauses, de ce que vous mangez, de ce que vous mangez et du travail que vous faites. Une fois que

a analysé le Journal des activités, vous devriez être en mesure d'améliorer votre productivité en appliquant l'une des mesures suivantes à diverses activités:

supprimer ou déléguer & nbsp; Un travail qui n'appartient pas à votre rôle ou qui ne vous aide pas à atteindre vos objectifs. Il peut s'agir de tâches que d'autres membres de l'Organisation devraient accomplir (peut - être à des taux de rémunération plus bas) ou d'activités personnelles telles que l'envoi de courriels non professionnels ou l'accès à Internet.
programmer les tâches les plus difficiles lorsque les niveaux d'énergie sont les plus élevés. De cette façon, votre travail sera de meilleure qualité et vos heures de travail seront réduites. (notre article, est - ce une tâche du matin?) nbsp;, pour en savoir plus sur la façon de découvrir vos heures de pointe.)
réduire au minimum le nombre de transitions entre différents types de tâches. Par exemple, pouvez - vous consulter et répondre aux courriels à plusieurs heures de la journée ou traiter toutes les factures à la même heure chaque semaine?

réduire le temps que vous consacrez à des activités personnelles légitimes, comme la fabrication de boissons. (faites - le à tour de rôle au sein de votre équipe - il peut économiser du temps et renforcer l'esprit d'équipe!)

Conseil:
parfois, passer trop de temps sur des tâches de faible valeur ou de faible priorité peut être un symptôme de procrastination & nbsp;. Apprenez comment gérer ce problème ici & nbsp;.

les journaux d'activités
sont des outils utiles pour analyser la façon dont vous utilisez votre temps. Ils peuvent vous aider à suivre les changements d'énergie, de vigilance et d'efficacité tout au long de la journée, et vous aider à éliminer les activités qui perdent du temps, augmentant ainsi votre productivité.

une fois que vous avez analysé les journaux d'activités, vous devriez être en mesure d'améliorer votre productivité en éliminant ou en déléguant des activités de faible valeur, en planifiant des tâches difficiles lorsque vous vous sentez le mieux et en minimisant le nombre de changements. Type de tâche pour réduire le temps que vous passez à des activités personnelles.